Adminístrese usted mismo, no su tiempo

Por: Pedro Cortés

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Muchos de nosotros reclamamos que nuestros días nunca alcanzan “Estoy muy organizado”, decimos “Yo sé a dónde voy y qué voy a hacer.” Si realmente te sientes así, entonces usted está en la minoría. La mayoría de las personas se sienten frustradas con un día que no es productivo. A todos nos gustaría hacer más cosas en un día.

La administración del tiempo es en realidad la autoadministración. Es interesante que las habilidades que necesitamos para administrar a otros son las mismas habilidades que necesitamos para administrarnos a nosotros mismos: la capacidad de planificar, delegar, organizar, dirigir y controlar.

Para un proceso de administración del tiempo de trabajo, es importante conocer qué aspectos de nuestra gestión de personal deben ser mejorados. A continuación encontrará algunas de las razones más frecuentes para la reducción de la eficacia en el trabajo.

Identificando los ladrones de tiempo:

•Interrupciones telefónicas.
•Interrupciones por visitas personales.
•Reuniones.
•Las tareas que debería haber delegado.
•La dilación y la indecisión.
•Actuar con información incompleta.
•Tratar con los miembros del equipo.
•La gestión de crisis (bomberos).
•Comunicación Incierta.
•Conocimiento técnico insuficiente.
•Objetivos y prioridades poco claras.
•Falta de planificación.
•El estrés y la fatiga.
•Incapacidad para decir “No”.
•La gestión turística y la desorganización personal.

Afortunadamente, hay estrategias que puede utilizar para administrar su tiempo, estar más en control y reducir el estrés, pero se puede analizar su tiempo y ver cómo se puede ser a la vez la causa y la solución a sus problemas de tiempo.

Vamos a examinar las cuestiones de gestión del tiempo con más detalle:

1.Cambios en las prioridades y la administración de crisis.
El gurú del management Peter Drucker dice que “la gestión de crisis es en realidad la forma de gestión preferido por la mayoría de los gerentes” La ironía es que las medidas adoptadas antes de la crisis podrían haberse evitado, el incendio en el primer lugar.

2.El teléfono.
¿Alguna vez has tenido uno de esos días en que usted pensó que su verdadera vocación estaba en telemarketing? El teléfono es la principal herramienta de comunicación y puede ser nuestro peor enemigo a la eficacia, si usted no sabe cómo controlar su poder.

3.La falta de prioridades/objetivos.
Este es probablemente la más grande e importante pérdida de tiempo. Afecta todo lo que hacemos, tanto profesional como personalmente. Aquellos que logran mucho en un día saben exactamente lo que quieren lograr. Desafortunadamente muchos de nosotros pensamos que las metas y objetivos cosas anuales y no las consideraciones diariamente. Esto se traduce en exceso de tiempo dedicado a las cosas de menor importancia y no en las cosas que son importantes para nuestro trabajo/vida.

4.Disminución de los visitantes.
Las tres palabras más mortales que le roban su tiempo son ¿Tienes un minuto? Todo el mundo es el culpable, el jefe, sus compañeros, etc. Saber cómo hacer frente a las interrupciones es una de las mejores habilidades que pueden aprender.

5.Delegación ineficaz.
La buena delegación se considera una habilidad clave en gerentes y líderes. Los mejores gerentes tienen la capacidad de delegar el trabajo al personal y asegurarse de que se haga correctamente. Esta es probablemente la mejor manera de construir la moral de un equipo y la reducción de la carga de trabajo al mismo tiempo. La regla general es si uno de sus empleados puede hacer el 80% tan bien como podrías hacerlo tú, entonces delega.

6.Reuniones.
Los estudios han demostrado que el gerente promedio gasta cerca de 17 horas a la semana en reuniones y cerca de 6 horas planificándolas, e incontables horas en el seguimiento. Hace poco hablé con un ejecutivo que ha tenido en los últimos 3 meses 250 reuniones, se reconoce ampliamente que cerca de una tercera parte del tiempo dedicado a reuniones se desperdicia debido a la gestión de reuniones pobres y la falta de planificación Si recuerda, su objetivo es aumentar su autoadministración, estas son las mejores formas de lograrlo.